Automatski sadržaj u Wordu i Google Docs-u

Ručno kucan sadržaj je razlog zbog kog se radovi vraćaju sa zamerkom „brojevi strana se ne poklapaju”. Dovoljno je da posle sređivanja teksta jedno poglavlje pređe na sledeću stranu i ceo spisak je netačan. Automatski sadržaj rešava to jednim klikom, ali radi samo ako su naslovi pravilno označeni.

Ceo postupak zavisi od jedne stvari

Word ne čita tvoj tekst. On ne zna da je „2. Pojmovno određenje” naslov samo zato što je podebljano i veliko. Zna to isključivo ako si tom redu dodelio stil naslova.

Zato je pravi redosled ovakav:

1. Označi sve naslove odgovarajućim stilom.
2. Podesi kako ti stilovi izgledaju.
3. Ubaci sadržaj.
4. Ažuriraj ga pre predaje.

Ko preskoči prvi korak, četvrti mu ne radi.

Korak 1: dodela stilova naslova

Otvori karticu Home. Sa desne strane je galerija stilova: Normal, Heading 1, Heading 2, Heading 3 i tako dalje.

Klikni bilo gde u red sa naslovom poglavlja i klikni na Heading 1. Za podnaslov unutar tog poglavlja klikni Heading 2. Za nivo ispod Heading 3.

Praktično, za tipičan rad:

Prečice ubrzavaju posao: Ctrl+Alt+1 za prvi nivo, Ctrl+Alt+2 za drugi, Ctrl+Alt+3 za treći. Na Mac-u se koristi Cmd umesto Ctrl.

Naslovna strana ne dobija stil naslova. Ako joj ga daš, pojaviće se u sadržaju. Isto važi za naslov rada na prvoj strani.

Kako da proveriš da li si sve označio

Otvori View → Navigation Pane (na Mac-u: View → Sidebar → Navigation). Sa leve strane se pojavi spisak naslova.

Taj spisak je tačno ono što će ući u sadržaj. Ako u njemu nešto nedostaje — naslov nije označen. Ako se u njemu pojavi običan pasus — greškom si mu dodelio stil naslova.

Ovo je najbrža provera i vredi je uraditi pre nego što uopšte ubaciš sadržaj.

Korak 2: podešavanje izgleda stilova

Podrazumevani izgled Word-ovih stilova je plavičast, sa Calibri fontom — što skoro nikad ne odgovara uputstvu. Ne menjaj ručno svaki naslov; promeni definiciju stila, pa se sve promeni odjednom.

Desni klik na stil Heading 1 u galeriji → Modify. Podesi font, veličinu, boju (crna), razmak pre i posle. Klikni OK. Svi naslovi prvog nivoa u celom dokumentu su se promenili.

Tipično podešavanje za akademski rad:

• Heading 1 — Times New Roman 14, bold, crno, razmak pre 18 pt, posle 12 pt
• Heading 2 — Times New Roman 13, bold, crno, razmak pre 12 pt, posle 6 pt
• Heading 3 — Times New Roman 12, bold ili kurziv, crno

Ako uputstvo traži da svako poglavlje počinje na novoj strani, to se takođe podešava u stilu: Modify → Format → Paragraph → kartica Line and Page Breaks → čekiraj Page break before. Nikad to ne radi praznim redovima — oni se pomeraju sa svakom izmenom teksta.

Korak 3: ubacivanje sadržaja

Stani kursorom tamo gde sadržaj treba da bude — obično na posebnoj strani, posle naslovne, a pre uvoda.

Idi na References → Table of Contents → izaberi Automatic Table 1 ili 2.

Sadržaj se pojavi odmah, sa naslovima, tačkicama i brojevima strana.

Ako želiš više kontrole, umesto gotovog izbora klikni Custom Table of Contents na dnu menija. Tu podešavaš:

• Show levels — koliko nivoa ulazi u sadržaj. Za većinu radova su tri dovoljna; sadržaj sa pet nivoa je nepregledan.
• Show page numbers — uključeno.
• Right align page numbers — uključeno, brojevi idu uz desnu marginu.
• Tab leader — tačkice između naslova i broja strane.

Reč „Contents” iznad spiska se briše i zameni sa „Sadržaj” ako je rad na srpskom. To je običan tekst i može se prekucati.

Korak 4: ažuriranje

Sadržaj se ne menja sam. Posle svake izmene teksta treba ga osvežiti.

Klikni bilo gde u sadržaj, pa na Update Table (pojavi se iznad), ili pritisni F9. Dobijaš izbor:

• Update page numbers only — kad si menjao samo tekst, a naslovi su ostali isti.
• Update entire table — kad si dodavao, brisao ili preimenovao naslove.

Kad nisi siguran, biraj drugu opciju. Uvek je tačna.

Ovo obavezno uradi neposredno pre nego što sačuvaš PDF. Najčešći propust pri predaji je sadržaj koji odgovara verziji od pre tri dana.

Numeracija poglavlja koja ide sama

Ako želiš da se brojevi poglavlja (1, 1.1, 1.1.1) dodeljuju automatski, ne kucaj ih ručno.

Home → dugme za višenivovsku listu (Multilevel List) → u delu List Library izaberi obrazac u kom piše 1 Heading 1, 1.1 Heading 2, 1.1.1 Heading 3.

Od tog trenutka svaki naslov dobija broj sam, a brojevi se preračunavaju kad ubaciš ili obrišeš poglavlje. Sadržaj ih preuzima automatski.

Ako si brojeve ranije kucao ručno, obriši ih pre ovoga — inače ćeš dobiti „1. 1. Uvod”.

Spisak tabela i slika

Isti mehanizam radi za priloge, ali zahteva da nazivi budu ubačeni kao potpisi (captions), a ne kao običan tekst.

Klikni na tabelu → References → Insert Caption → izaberi Table ili Figure, upiši naziv. Za slike potpis ide ispod, za tabele iznad — osim ako uputstvo traži drugačije.

Zatim: References → Insert Table of Figures → u polju Caption label izaberi Table ili Figure. Dobijaš spisak tabela odnosno slika sa brojevima strana, koji se ažurira isto kao sadržaj.

Kad nešto ne radi

Sadržaj je prazan ili piše „No table of contents entries found”. Nijedan naslov nema stil naslova. Vrati se na korak 1.

U sadržaju se pojavljuju rečenice iz teksta. Neki pasus ima stil naslova. Nađi ga preko navigacionog panela, klikni u njega i dodeli mu Normal.

Brojevi strana su pogrešni. Sadržaj nije ažuriran. F9 → Update entire table.

Sadržaj je siv kad se klikne. To je normalno — siva pozadina označava polje koje Word računa. Ne štampa se i ne vidi se u PDF-u.

Naslovi u sadržaju imaju čudan font. Izgled sadržaja se podešava zasebnim stilovima TOC 1, TOC 2, TOC 3, a ne stilovima naslova. Menjaj njih.

Numeracija strana počinje od naslovne. To nije problem sadržaja nego preloma sekcija — rešava se zasebno, kroz prelom sekcije pre uvoda i odvajanje zaglavlja od prethodne sekcije.

Isto u Google Docs-u

Postupak je kraći, mehanizam identičan.

1. Naslovima dodeli stilove iz padajuće liste sa leve strane trake: Naslov 1, Naslov 2, Naslov 3.
2. Postavi kursor gde ide sadržaj.
3. Umetni (Insert) → Sadržaj (Table of contents). Ponuđene su varijante sa brojevima strana i sa linkovima.
4. Za osvežavanje klikni na sadržaj i na ikonicu za osvežavanje koja se pojavi.

Razlika koju treba znati: varijanta sa linkovima nema brojeve strana, pa za rad koji se štampa ili predaje kao PDF biraj varijantu sa brojevima.

Kad se dokument iz Google Docs-a preuzme kao .docx, stilovi naslova se prenose, pa sadržaj radi i u Wordu.

Brza provera sadržaja pred predaju

Pet stavki, minut posla:

• Sadržaj je ažuriran posle poslednje izmene teksta.
• Iznad spiska piše „Sadržaj”, a ne „Contents”.
• Naslovna strana i sam sadržaj se ne pojavljuju u spisku.
• Brojevi strana u spisku odgovaraju stvarnim stranama — proveri nasumično tri stavke, uključujući poslednju.
• Literatura i prilozi su u spisku, ako uputstvo to traži.

Ako se rad predaje kao PDF, otvori gotov PDF i klikni na dve-tri stavke u sadržaju. U PDF-u napravljenom preko Save as PDF stavke sadržaja ostaju klikabilne i vode na svoje strane — to je i dodatna potvrda da su brojevi tačni.

Gde se ovo uklapa u ceo posao

Sadržaj je poslednja stvar koja se pravi u formatiranju, jer zavisi od svega ostalog — od naslova, preloma, numeracije strana. Redosled ostalih podešavanja je u tekstu kako formatirati akademski rad, a redosled celog posla do predaje u vodiču od teme do predaje.