Dokument se otvara sporo i zamrzava: šta je uzrok

Spor dokument i velik dokument nisu isti problem, i to je prva stvar koju treba razdvojiti. Fajl od dvadeset megabajta može da radi glatko, a fajl od dva megabajta da zastaje pri svakom slovu. Veličinu prave slike; sporost prave stvari koje program mora da preračunava dok kucaš.

Kod studentskih radova četiri uzroka pokrivaju skoro sve slučajeve: slike ubačene u punoj rezoluciji, nagomilane izmene i komentari iz više krugova pregleda, polja koja se osvežavaju (sadržaj, unakrsna upućivanja, reference iz alata za citiranje), i dokument koji je prošao kroz drugi program pa nosi formatiranje koje mu ne treba.

Redosled rešavanja je uvek isti i ide od najjeftinijeg: napravi kopiju fajla, pa na kopiji prihvati izmene, obriši komentare, smanji slike, i tek onda razmišljaj o dubljim zahvatima. Kopija je obavezna — svaki od ovih poteza nešto trajno menja.

Ako ti je problem veličina fajla pri slanju, a ne brzina rada, to je drugi tekst: fajl je prevelik.

Uzrok 1: slike u punoj rezoluciji

Fotografija iz telefona ima nekoliko hiljada piksela po strani. U dokumentu je prikazana na osam centimetara, ali program i dalje drži i prikazuje ceo original. Deset takvih slika i pomeranje kroz dokument postaje trzavo.

Šta se radi:

• Kompresija slika u samom dokumentu. U Wordu se bira bilo koja slika, pa se u alatkama za slike nalazi opcija za kompresiju; u njoj se može primeniti na sve slike odjednom i izabrati rezolucija za štampu. Za rad koji se štampa 220 do 300 tačaka po inču je dovoljno.
• Smanjivanje pre ubacivanja. Bolji redosled: sliku prvo smanji na dimenziju u kojoj će stajati, pa je tek onda ubaci.
• Snimci ekrana kao PNG, fotografije kao JPG. Pogrešan format ume da udvostruči veličinu bez ikakve dobiti u kvalitetu.

Šta se ne radi: povlačenje uglova slike da bi izgledala manja. To menja prikaz, ne sadržinu. Detaljnije o rezoluciji i formatima: slike u radu.

Uzrok 2: nagomilane izmene i komentari

Dokument koji je tri puta išao mentoru i vratio se nosi sve izmene iz sva tri kruga, uključujući i one koje su prihvaćene ali nikad „očišćene”. Uz to idu i podaci o tome ko je šta i kada menjao. Sve to program drži u fajlu i prikazuje uz svako pomeranje.

Ovo je najčešći uzrok kod radova koji su pri kraju, i ujedno najlakši za rešavanje: na kopiji fajla prihvati sve izmene i obriši sve komentare, pa isključi praćenje izmena. Dokument se posle toga po pravilu ponaša primetno drugačije.

Pre toga proveri da si sve komentare stvarno obradio, jer se posle brisanja ne vraćaju. Postupak, sa razlikom između prikaza i stvarnog stanja dokumenta: praćenje izmena i komentari.

Uzrok 3: polja koja se preračunavaju

Automatski sadržaj, spisak tabela i slika, numeracija naslova, unakrsna upućivanja i reference iz alata za citiranje nisu običan tekst — to su polja koja program povremeno osvežava.

U radu sa sto referenci i dva automatska spiska, svako osvežavanje traje. Simptom je prepoznatljiv: dokument radi normalno, pa na nekoliko sekundi stane, pa nastavi.

Šta pomaže:

• Radi sa isključenim automatskim osvežavanjem dok pišeš, pa spiskove osveži ručno kad ti trebaju.
• Kod alata za citiranje postoji mogućnost da se veza sa bazom privremeno prekine za gotov dokument. To se radi samo na kopiji za predaju, jer se posle toga reference više ne mogu menjati automatski.
• Ne drži nepotrebna polja. Spisak tabela u radu koji ima dve tabele nije potreban.

Kako se ta polja postavljaju i osvežavaju: automatski sadržaj u Wordu.

Uzrok 4: dokument koji je putovao

Tekst lepljen sa veba, iz PDF-a ili iz drugog programa donosi sa sobom formatiranje koje se ne vidi — nizove stilova, jezičke oznake, prazne okvire. Dokument sastavljen iz pet takvih izvora nosi desetine stilova koje nikad nisi napravio.

Dva poteza:

• Lepi bez formata. Prečica Ctrl+Shift+V u većini programa lepi čist tekst; format se posle dodeljuje stilovima.
• Za dokument koji je već zatrovan: otvori novi prazan dokument, prekopiraj sadržaj po celinama kroz lepljenje bez formata, pa ponovo dodeli stilove naslova. Zvuči kao veliki posao, ali za rad od pedeset strana traje pola sata i često reši sve odjednom.

Ovo je ujedno i razlog zbog kog se ne preporučuje pisanje u jednom programu pa doterivanje u drugom: Word ili Google Docs.

Uzrok 5: gde fajl stoji dok radiš

Dokument koji se otvara direktno iz foldera koji se sinhronizuje sa oblakom, ili sa mrežnog diska, povremeno čeka na sinhronizaciju. Simptom je zastajanje pri snimanju, ne pri kucanju.

Rešenje je jednostavno: radi sa lokalne kopije, a u oblak snimaj verzije. To je ionako obrazac koji se preporučuje zbog verzija: organizacija fajlova i verzija.

Isto važi i za rad direktno iz priloga u pošti — fajl otvoren iz mejla često stoji u privremenom folderu, sa svim posledicama po brzinu i po to gde su ti izmene završile.

Redosled provere

Na kopiji fajla, ovim redom, jer je svaki sledeći korak skuplji:

1. Prihvati izmene, obriši komentare, isključi praćenje.
2. Primeni kompresiju na sve slike.
3. Isključi automatsko osvežavanje polja; obriši spiskove koji ne trebaju.
4. Snimi fajl pod novim imenom i otvori ga ponovo — ovo samo po sebi ume da oslobodi dosta.
5. Ako i dalje zastaje: novi dokument, sadržaj kroz lepljenje bez formata, ponovna dodela stilova.

Posle svakog koraka proveri, da bi znao šta je zapravo bio uzrok. To vredi znati za sledeći rad.

Kad dokument mora da ostane velik

Radovi sa mnogo priloga, skenova ili grafikona ponekad se ne mogu svesti. Tada se rad deli na fajlove po poglavljima dok se piše, pa spaja na kraju.

Podela ima cenu: automatski sadržaj i numeracija se prave tek pri spajanju, a numeracija strana mora ponovo da se postavi. Zato se deli samo kad je zaista nužno, i spaja bar nedelju dana pre roka — ne uoči predaje.

Prilozi koji su po prirodi veliki (skenovi, popunjeni upitnici) ne moraju biti u istom fajlu; kod dosta katedri se predaju kao zaseban dokument. To je pitanje koje se postavlja unapred, a ne rešava u noći pre predaje.