Kako uporediti dve verzije dokumenta

Situacija je uvek ista. Imaš rad_v3.docx i rad_v3_mentor.docx, a ne znaš šta je između njih promenjeno — jer praćenje izmena nije bilo uključeno. Ili si ti radio na dve kopije istovremeno, na dva računara, pa sad ne znaš koja je novija ni šta je u jednoj a nema u drugoj.

Ne čita se ceo rad ponovo. Word ima alatku koja sama napravi treći dokument u kom su sve razlike označene kao praćene izmene — vidi se svaka dodata reč i svaka obrisana rečenica, kao da je neko celo vreme radio sa uključenim Track Changes.

Postupak traje minut. Ono što traje duže je čitanje rezultata, i tu se prave greške.

Kada uopšte treba poređenje

Četiri slučaja pokrivaju gotovo sve:

• Mentor je menjao tekst bez praćenja izmena. Vraćeni fajl izgleda kao običan dokument, a promene su unutra.
• Radio si na dve kopije. Jedna na laptopu, jedna na USB-u ili u oblaku, obe menjane.
• Ne znaš šta si promenio od prošle nedelje. Uporediš verziju od pre i sadašnju.
• Neko drugi je pregledao rad — lektor, kolega — i vratio fajl bez oznaka.

U svim ostalim slučajevima — kad je praćenje izmena bilo uključeno — poređenje ti ne treba, jer izmene već vidiš. Kako se radi sa njima opisano je u tekstu Track Changes i komentari.

Word: Compare

Alatka je na kartici Review, u dugmetu Compare.

U Wordu za Windows: Review → Compare → Compare. U Wordu za Mac: Review → Compare Documents. U Wordu za veb te opcije nema — poređenje se radi u desktop verziji.

U dijalogu su dva polja:

• Original document — starija verzija, ona koja je bila pre.
• Revised document — novija verzija, ona sa izmenama.

Redosled je važan. Ako ih zameniš, dobićeš tačno obrnut prikaz: dodavanja će izgledati kao brisanja.

U polju Label changes with upiši ime, na primer „mentor”. Tako u rezultatu jasno stoji ko je autor razlika.

Klikom na More otvaraju se podešavanja šta se poredi — reči ili znakovi, da li se poredi formatiranje, tabele, zaglavlja, komentari. Za rad koji se čita korisno je isključiti poređenje formatiranja: inače dobijaš stotine zapisa o razmacima koji zatrpaju stvarne izmene teksta.

Na dnu je izbor gde se rezultat prikazuje. Ostavi New document — tako se nijedan od dva postojeća fajla ne dira.

Kako se čita rezultat

Word otvara nov dokument u kom su razlike prikazane kao praćene izmene, obično uz panel sa spiskom svih razlika i uz dva mala prozora sa originalom i revidiranom verzijom sa strane.

Tri saveta da ovo bude upotrebljivo:

Zatvori bočne prozore. Compare → Show Source Documents → Hide Source Documents. Tri prozora na ekranu ne pomažu; jedan spojeni dokument pomaže.

Filtriraj prikaz. Preko Show Markup isključi Formatting ako to nisi već uradio u podešavanjima. Ostaju samo ubacivanja i brisanja.

Idi redom, dugmetom Next. Spisak razlika u panelu je koristan za pregled koliko ih ima, ali se čita loše — rečenica bez konteksta ne znači ništa.

Rezultat poređenja je radni dokument, ne nova verzija rada. On služi da vidiš šta se promenilo. Kad si to video, odlučuješ šta radiš dalje: najčešće se izmene prihvataju u njemu, pa se on sačuva kao nova verzija, ili se ručno prenesu u verziju koju dalje vodiš.

Sačuvaj ga pod imenom po kom se odmah vidi šta je, na primer poredjenje_v3_v3mentor.docx. Fajl bez tog imena za dva dana postaje još jedna nepoznata verzija u folderu; sistem imenovanja koji to sprečava je u tekstu organizacija foldera i verzija.

Google Docs: istorija verzija

U Google Docs-u se poređenje najčešće ne radi ručno, jer dokument sam pamti svoja stanja.

Fajl → Istorija verzija → Pogledaj istoriju verzija (Ctrl+Alt+Shift+H). Sa desne strane se otvara spisak verzija po datumu. Klikom na verziju vidiš dokument kakav je tada bio, a promene u odnosu na prethodnu verziju su obojene po osobi koja ih je napravila.

Iz tog panela možeš:

• vratiti dokument na staru verziju (Vrati ovu verziju), čime se sadašnja ne briše nego ostaje u istoriji;
• imenovati verziju (Imenuj ovu verziju), što vredi uraditi na svakoj tački koju šalješ mentoru — spisak od trideset vremenskih oznaka je nečitljiv, spisak u kom piše „poslato mentoru 12.4.” nije;
• napraviti kopiju stare verzije kao zaseban dokument.

Postoji i Alatke → Uporedi dokumente, koja radi kao Word-ov Compare i pravi nov dokument sa razlikama kao predlozima. Ta opcija nije dostupna na svim tipovima naloga — na ličnim nalozima je često nema — pa ako je u meniju nema, istorija verzija ostaje glavni alat.

Kad nijedan alat nije dostupan

Ako radiš u programu koji nema poređenje, ostaje ručna provera, ali ograničena:

• Uporedi broj reči obe verzije (u Wordu je u statusnoj traci dole levo). Razlika od nekoliko reči znači sitne intervencije; razlika od dve stotine znači da je menjan ceo odeljak.
• Uporedi strukturu kroz navigacioni panel obe verzije. Vidi se odmah da li je poglavlje dodato, obrisano ili preimenovano.
• Pročitaj samo odeljke gde se broj strana razlikuje. Ako su prve tri strane identične po prelomu, tamo se ništa nije menjalo.

Ovo je aproksimacija i ne hvata prepravljenu rečenicu. Za rad koji ide na ocenu, desktop Word i njegov Compare su pouzdaniji.

Kako da ti poređenje retko zatreba

Poređenje je popravka, ne postupak. Dve navike ga čine skoro nepotrebnim:

Nova verzija za svaku tačku slanja. Kad rad ide mentoru, pre slanja se pravi kopija sa datumom u imenu. Tako uvek imaš tačno onu verziju koju je on video.

Molba da mentor uključi praćenje izmena. Jedna rečenica u mejlu uz rad — „ako Vam nije problem, uključite Track Changes da vidim izmene” — uštedi ceo ovaj posao. Kako izgleda mejl koji dobija odgovor opisano je u tekstu kako pratiti smernice profesora.

Kad ipak stigne fajl bez oznaka, poređenje je gotovo za minut — a sve što se posle toga radi sa primedbama je u tekstu mentor je vratio rad sa komentarima.