Track Changes i komentari: kako se radi sa mentorovim ispravkama

Kad rad dođe nazad sa mentorovim ispravkama, u dokumentu su dve različite stvari koje traže dva različita postupka.

Izmene su ono što je mentor sam promenio u tekstu — obrisao reč, ubacio zarez, prepravio rečenicu. Njih prihvataš ili odbijaš, jedno dugme po izmeni.

Komentari su ono što traži da ti nešto uradiš — „ovde nedostaje izvor”, „ovaj pasus ponavlja prethodni”. Njih ne možeš prihvatiti; možeš samo da izmeniš tekst i da na komentar odgovoriš.

Najčešća greška nije ni jedno ni drugo, nego ono što dođe posle: dokument se pošalje nazad ili preda sa neprihvaćenim izmenama i otvorenim komentarima unutra. Zato je poslednji korak uvek isti — čista verzija, pa provera.

Kako se praćenje izmena uključuje

U Wordu je sve na kartici Review.

Dugme Track Changes pali i gasi praćenje. Dok je uključeno, svaka promena se beleži: ubačeni tekst je podvučen i obojen, obrisani precrtan ili prikazan na margini, a promene formatiranja opisane u oblačiću.

Prečica je Ctrl+Shift+E (na Mac-u Cmd+Shift+E). Vredi je zapamtiti, jer je najčešći scenario upravo suprotan od očekivanog: piše se sa uključenim praćenjem kad ne treba, ili bez njega kad mentor očekuje da vidi šta si menjao.

Pravilo koje rešava zabunu: praćenje se pali kad radiš po primedbama na verziju koju je mentor već video. Dok pišeš prvu verziju, ne treba ti.

Ako mentor traži da ne možeš slučajno da isključiš praćenje, u Wordu za Windows postoji Review → Track Changes → Lock Tracking, sa lozinkom. Retko se koristi, ali postoji.

Prikaz: zašto dokument izgleda drugačije nego mentoru

Na kartici Review, pored dugmeta za praćenje, stoji padajuća lista sa četiri prikaza. To je mesto na kom se najviše vremena gubi bez potrebe.

Prikaz menja samo ono što ti vidiš. Izmene su i dalje u fajlu. No Markup ne briše ništa — dokument koji tako izgleda na tvom ekranu kod mentora se i dalje otvara sa svim izmenama.

Dok radiš po ispravkama, koristi All Markup. Tada vidiš i ono što je obrisano, a to je često važnije od onog što je dodato.

Pored toga, dugme Show Markup bira šta se prikazuje — ubacivanja i brisanja, formatiranje, komentari — i može se filtrirati po osobi preko Specific People. Kad rad čitaju mentor i komentor, taj filter pomaže da se vidi ko je šta tražio.

Kako se izmene prihvataju i odbijaju

Kreni od početka dokumenta i idi redom. Dugme Next pomera na sledeću izmenu, Accept je prihvata, Reject odbija. Oba dugmeta imaju padajući meni sa opcijom da prihvate i pređu na sledeću, što je najbrži tok: pročitaj, Accept and Move to Next, pročitaj, pa opet.

Postoji i Accept All Changes. Koristi se retko i tek na kraju, kad si već sve pregledao, jer prihvata i ono što nisi video.

Tri stvari koje vredi znati pre nego što kreneš:

• Prihvatanje izmena pomera prelome strana. Posle prihvatanja, sadržaj, brojevi strana i položaj slika se menjaju. Zato se sadržaj osvežava tek posle ovog koraka.
• Odbijanje nije uvreda. Ako se ne slažeš sa izmenom, odbij je i objasni zašto u odgovoru na komentar ili u mejlu. Nerešeno neslaganje koje si prećutno prihvatio se često vrati na odbrani.
• Izmene formatiranja se gomilaju. Kad je mentor menjao razmake ili font, dobijaš desetine sitnih zapisa. Njih možeš filtrirati preko Show Markup → isključi Formatting, pa ih prihvatiti odjednom na kraju.

Komentari: kako se odgovara

Klikni na komentar, pa na Reply unutar njega. Odgovor ostaje u istoj niti, pa mentor vidi primedbu i tvoj odgovor zajedno.

Odgovor je koristan kad kaže šta si uradio, ne da si uradio:

• Slabo: „Ispravljeno.”
• Bolje: „Dodat izvor (Ilić, 2019, str. 44) i prepisana druga rečenica.”
• Za neslaganje: „Zadržao sam podelu na tri grupe jer je tako u uputstvu za rad; ako treba drugačije, promeniću.”

Kad je primedba rešena, komentar se označava kao rešen — u novijim verzijama Worda postoji Resolve u samom komentaru, čime nit posiveli ali ostaje vidljiva. Nit se briše dugmetom Delete na kartici Review.

Nov komentar dodaješ preko Review → New Comment (Ctrl+Alt+M). Korisno je kad ti treba mentorovo mišljenje o konkretnom mestu — komentar uz taj pasus je precizniji od rečenice u mejlu.

Da bi se znalo ko je šta napisao, ime pod kojim se komentari potpisuju podešava se u File → Options → General → User name (na Mac-u Word → Preferences → User Information). Dokument potpisan sa „Korisnik” ili „HP” ne pomaže nikome.

Čista verzija pre predaje

Verzija sa vidljivim izmenama i komentarima nije verzija koja se predaje. Postupak je uvek isti i radi se na kopiji:

1. Napravi kopiju fajla sa jasnim imenom, na primer rad_v4_cisto.docx. Verzija sa izmenama se čuva — treba ti ako se mentor vrati na neku raniju primedbu. Sistem imenovanja je u tekstu organizacija foldera i verzija.
2. U kopiji: Review → Accept → Accept All Changes.
3. Review → Delete → Delete All Comments in Document.
4. Isključi Track Changes, da se sledeća sitna izmena ne zabeleži.
5. Osveži sadržaj i spiskove tabela i slika, jer su se brojevi strana pomerili.
6. Prelistaj ceo dokument u prikazu All Markup. Ako je čist, nema šta da se prikaže.

U Wordu za Windows postoji i provera preko File → Info → Check for Issues → Inspect Document, koja prijavljuje zaostale komentare, praćene izmene i skrivene podatke. U Wordu za Mac ta alatka ne postoji u svim verzijama, pa tamo ostaje ručna provera iz šestog koraka.

Ako se rad predaje kao PDF, izvezi ga tek posle ovoga. Šta se pri izvozu najčešće pomeri i kako se to sprečava opisano je u tekstu izvoz u PDF.

Isto u Google Docs-u: režim predlaganja

Google Docs nema Track Changes pod tim imenom, ali ima isto ponašanje.

Gore desno, pored dugmeta za deljenje, je izbor režima: Uređivanje, Predlaganje (Suggesting) i Prikaz. U režimu predlaganja svaka promena postaje predlog koji vlasnik dokumenta prihvata kvačicom ili odbija krstićem.

Komentari rade kao u Wordu, sa Odgovori i Reši. Istorija verzija (Fajl → Istorija verzija) čuva sve i može se vratiti na bilo koju tačku, što u Wordu nemaš bez posebnog čuvanja kopija.

Ono što ne radi dobro je prenos: kad se dokument iz Google Docs-a preuzme kao .docx, predlozi i komentari se ne prenose pouzdano. Zato krug ispravki treba voditi u jednom programu od početka do kraja; izbor je opisan u tekstu Word ili Google Docs za duži rad.

Kad mentor vrati rad bez praćenja izmena

Dešava se često: mentor je menjao tekst, ali praćenje nije bilo uključeno, pa ne vidiš šta je promenjeno.

Ne čitaj ceo rad ponovo tražeći razlike. Word ume da uporedi dve verzije i sam napravi dokument sa označenim izmenama — postupak je u tekstu kako uporediti dve verzije dokumenta.

Ako je primedbi mnogo i stižu u više krugova, korisnije je voditi spisak primedbi nego se oslanjati na sam dokument; kako se to radi opisano je u tekstu mentor je vratio rad sa komentarima.

Greške koje se najčešće vide

• Predaja verzije sa neprihvaćenim izmenama. Najčešća, i najlakše se izbegava korakom 6 iznad.
• Rad u No Markup prikazu. Misliš da je dokument čist, a samo ga tako gledaš.
• Prihvatanje svega odmah po otvaranju. Gubiš mogućnost da vidiš šta je tačno menjano i zašto.
• Brisanje komentara pre nego što su rešeni. Komentar je jedini zapis šta je traženo.
• Ispravke u fajlu sa drugim imenom nego što mentor očekuje. Ako je tražio da vrati istu verziju, promena imena pravi zabunu o tome šta je poslednje.
• Osvežavanje sadržaja pre prihvatanja izmena. Brojevi strana se posle prihvatanja ponovo pomere, pa posao ide dvaput.