Dokument je prevelik za slanje: šta se radi

U devedeset odsto slučajeva krivac su slike, i to ne njihov broj nego njihova rezolucija. Fotografija sa telefona ima nekoliko megabajta i nekoliko hiljada piksela po širini; kada je ubaciš u dokument, program je prikaže umanjeno, ali u fajlu zadrži original u punoj veličini. Deset takvih slika je trideset megabajta dokumenta u kom ima dvadeset strana teksta.

Redosled poteza, od najbezbolnijeg naviše:

1. Smanji slike u samom dokumentu — ugrađena opcija za kompresiju slika u uređivaču teksta radi to odjednom, za sve slike.
2. Izvezi u PDF — PDF je skoro uvek manji od izvornog dokumenta i to je ionako format u kom se rad predaje.
3. Pri izvozu izaberi manju veličinu — većina programa nudi izbor između kvaliteta za štampu i manjeg fajla za slanje.
4. Ako i dalje ne prolazi, pošalji link umesto priloga.

Pre svega toga proveri koliko je ograničenje koje te je zaustavilo. Granice se razlikuju: mejl servisi obično prihvataju prilog do dvadesetak megabajta, a sistemi za predaju radova na fakultetima imaju sopstvena ograničenja, ponekad znatno manja. Ako ti je rad odbijen pri predaji, pogledaj šta piše u uputstvu — često je tu i dozvoljeni format, ne samo veličina.

Kako se vidi šta zauzima mesto

Brza provera: podeli veličinu fajla brojem strana. Rad od dvadeset strana čistog teksta ima najviše nekoliko stotina kilobajta. Sve preko toga je nešto drugo — skoro uvek slike, ređe ugrađeni fontovi ili istorija izmena.

Druga provera: napravi kopiju dokumenta, obriši sve slike i pogledaj koliko je ostalo. Razlika ti tačno kaže koliko slike nose. Ova provera se radi na kopiji, nikada na radnom fajlu.

Slike: šta se radi

Kompresija iz programa. Uređivači teksta imaju ugrađenu opciju koja smanjuje rezoluciju svih slika na izabranu vrednost. Tu se bira namena — za štampu, za ekran, za mejl — i obično se u istom koraku može obrisati ono što je odsečeno pri isecanju slike. Ovo je najbrže rešenje i najčešće dovoljno.

Odsečeni delovi slike. Kada sliku isečeš u dokumentu, program po pravilu i dalje čuva ceo original. Opcija koja to trajno uklanja je obično deo istog prozora za kompresiju.

Priprema pre ubacivanja. Bolji postupak za sledeći put: sliku smanji pre nego što je uneseš u dokument. Slika koja u radu zauzima pola širine strane ne treba da bude šira od hiljadu do hiljadu i po piksela.

Format slike. Fotografije čuvaj kao JPEG; PNG ima smisla za snimke ekrana, dijagrame i sve sa oštrim linijama i tekstom. Ista fotografija u PNG-u zna biti višestruko veća nego u JPEG-u.

Koliko sme da se ide sa smanjenjem zavisi od toga da li se rad štampa. Za rad koji se predaje elektronski, slika prilagođena ekranu je sasvim dovoljna. Za rad koji ide u štampu, prevelika kompresija se vidi — mutne ivice i vidljivi kvadratići. Šta se traži od materijala koji ide na papir, stoji u tekstu priprema za štampu.

Kako se slike u rad uopšte postavljaju, potpisuju i numerišu: slike u radu.

PDF koji je i dalje velik

PDF napravljen iz dokumenta sa velikim slikama nasledi te slike. Zato se prvo sređuje izvorni dokument, pa se onda izvozi — obrnuti redosled daje slabiji rezultat.

Pri izvozu obrati pažnju na dve stvari:

• Izbor veličine. Programi nude bar dve varijante: veći fajl namenjen štampi i manji namenjen slanju i čitanju na ekranu. Za slanje mentoru druga je sasvim dovoljna.
• Ugrađivanje fontova. Ono povećava fajl, ali se ne isključuje ako rad ide u štampu ili ako koristiš font koji primalac verovatno nema — inače se dokument kod njega prikaže drugim slovima i prelom se pomeri.

Ceo postupak izvoza i šta se pri tome proverava: izvoz u PDF.

Poseban slučaj je PDF nastao skeniranjem. On je velik zato što se sastoji od slika strana, i tu kompresija pomaže samo donekle. Ako je takav dokument izvor koji čitaš, a ne tvoj rad, o njemu je reč u tekstu šta sa PDF-om iz kog se tekst ne može kopirati.

Kad slike nisu krive

Nekoliko ređih uzroka, vrednih provere kad brojevi ne izlaze:

• Ugrađeni objekti. Tabela ili grafikon prenet iz tabelarnog programa ume da sa sobom povuče ceo izvorni dokument. Ako ti ne treba veza sa originalom, prenesi ga kao sliku ili kao običnu tabelu.
• Praćenje izmena i stare verzije. Dokument koji je mesecima čuvao istoriju izmena nosi je u sebi. Kada je rad gotov, izmene se prihvataju ili odbacuju, komentari se brišu — a to se ionako mora uraditi pre predaje: praćenje izmena i komentari.
• Fontovi ugrađeni u dokument. Retko presudno, ali kod nekoliko porodica slova zna dodati megabajte.
• Format fajla. Stari format uređivača teksta je po pravilu veći od novijeg. Ponovno čuvanje u aktuelnom formatu ponekad prepolovi fajl.

Trik koji često pomogne bez ikakvog podešavanja: otvori dokument i sačuvaj ga pod novim imenom. Program tada zapiše fajl iznova, bez nakupljenog balasta iz ranijih čuvanja.

Kad ništa ne prolazi: link umesto priloga

Ako je rad zaista velik — mnogo slika, priloga, skenova — nema smisla mučiti se sa kompresijom do granice čitljivosti. Postavi fajl na servis za deljenje dokumenata i pošalji link.

Tri stvari koje se pri tome proveravaju, i sve tri se često preskoče:

• Da li primalac može da otvori bez naloga i bez posebnog odobravanja. Link koji traži da mentor zatraži pristup je link koji ne radi.
• Da li je fajl ostao dostupan do roka predaje. Ne briši i ne premeštaj ga dok rad nije primljen.
• Šta uputstvo dozvoljava. Neki predmeti traže prilog u mejlu ili predaju kroz sistem fakulteta i link ne prihvataju.

Ako ti je ograničenje samo u mejlu, a fajl je malo iznad granice, podela rada na dva fajla je loše rešenje — mentor dobija dva dokumenta i mora sam da ih spaja. Bolje je smanjiti slike ili poslati link.

Da se ne ponovi

Ako problem nije veličina fajla nego brzina rada — dokument se otvara minut i zastaje pri kucanju — uzroci su drugi: dokument se otvara sporo i zamrzava.

Za sledeći rad, dve navike rešavaju ovo unapred: slike se smanjuju pre unošenja u dokument, a radna verzija se ne pretrpava prilozima koji na kraju neće biti u radu. Kada se rad čuva uredno, sa jasnim nazivima verzija, i ova provera postaje deo poslednjeg koraka pre predaje — organizacija fajlova i verzija i lista pre slanja mentoru.