Izvoz u PDF bez pomerenog teksta i izgubljenih fontova

PDF ne bi trebalo da izgleda drugačije od dokumenta iz kog je napravljen — u tome je i poenta formata. Kad ipak izgleda drugačije, uzrok je skoro uvek jedna od pet stvari, i sve se rešavaju pre izvoza, ne posle.

Kratak odgovor za onog ko žuri: koristi File → Save as i izaberi tip PDF (ili File → Export → Create PDF/XPS), ne štampanje u PDF; pre toga osveži sadržaj; posle toga otvori gotov PDF i prelistaj ga do kraja.

Ostatak teksta je pet simptoma, sa uzrokom i popravkom za svaki.

Simptom: tekst se pomerio, prelomi su drugačiji

Ovo je najčešća prijava. U Wordu poglavlje počinje na vrhu strane, u PDF-u je jedan red prešao na prethodnu.

Zašto se dešava. Word prelama tekst prema drajveru štampača koji je trenutno izabran i prema metrikama fonta na tom računaru. Kad se dokument otvori na drugom računaru, sa drugim podrazumevanim štampačem ili bez instaliranog fonta, prelom se preračuna. PDF onda snima taj novi prelom.

Drugi čest uzrok je da je razmak pravljen praznim redovima i tabovima. Prazan red je tekst — pomera se čim se bilo šta iznad njega promeni.

Popravka.

• Razmake pravi kroz podešavanja pasusa (Space Before, Space After), a nove strane kroz prelom strane (Ctrl+Enter) ili opciju Page break before u stilu naslova. Nikad praznim redovima.
• Ako se prelom mora zadržati tačno takav, izvezi PDF sa istog računara na kom si radio format.
• Uključi prikaz nevidljivih znakova (Ctrl+Shift+8) i pogledaj ima li zaostalih praznih pasusa i tabova.

Da se ne ponovi. Format se radi tek kad je tekst gotov, i to jednom, po redosledu iz teksta kako formatirati akademski rad. Svaka kasnija izmena teksta traži novi pogled na prelome.

Simptom: font u PDF-u nije onaj iz dokumenta

Otvoriš PDF i tekst je u drugom fontu, obično nekom generičkom, a razmaci su čudni.

Zašto se dešava. Font nije ugrađen u PDF. Ako PDF nema font u sebi, čitač ga zamenjuje najbližim koji ima. Kod izvoza sa računara na kom font postoji ovo se retko dešava; kod izvoza preko servisa za konverziju ili iz programa koji font nema — često.

Popravka.

• Koristi standardne fontove koje uputstva i ovako najčešće traže (Times New Roman, Arial, Calibri). Ukrasni font preuzet sa interneta je najčešći krivac.
• U Wordu za Windows uključi ugrađivanje fonta: File → Options → Save → Embed fonts in the file. Uz to čekiraj Embed only the characters used in the document da fajl ne naraste bez potrebe. U Wordu za Mac ta opcija postoji u novijim verzijama, u Word → Preferences → Save; ako je nema, ostaje izbor standardnog fonta.
• Ne konvertuj u PDF preko sajtova za konverziju. Oni nemaju tvoje fontove.

Provera. U čitaču PDF-a otvori svojstva dokumenta i pogledaj spisak fontova. Uz svaki bi trebalo da piše da je ugrađen (Embedded ili Embedded Subset).

Simptom: sadržaj i linkovi se ne mogu kliknuti

U PDF-u stavke sadržaja i adrese u literaturi su običan tekst.

Zašto se dešava. Napravljen je štampanjem u PDF — preko Print → izbor virtuelnog štampača tipa Microsoft Print to PDF. Taj put pravi sliku strane, bez unutrašnjih veza i bez oznaka poglavlja.

Popravka. Koristi File → Save as → tip PDF, ili File → Export → Create PDF/XPS. U dijalogu klikni Options i uključi:

• Create bookmarks using: Headings — poglavlja postaju oznake u bočnom panelu čitača;
• Document properties i Document structure tags for accessibility — ostaju ako nemaš razlog da ih skineš.

U Wordu za Mac, u dijalogu za izvoz postoji izbor između Best for electronic distribution and accessibility i Best for printing. Prvi zadržava linkove i oznake; drugi ne uvek.

Da se ne ponovi. Ako ustanova traži PDF/A (arhivski format), u istom dijalogu Options postoji opcija za standard ISO 19005. Traži se retko, ali kad se traži, PDF napravljen štampanjem neće proći.

Simptom: slike su mutne ili je fajl ogroman

Dve suprotne pojave, isti uzrok — kompresija slika.

Zašto se dešava. Word po podrazumevanom podešavanju smanjuje rezoluciju slika pri čuvanju. Ako je uključeno agresivno smanjenje, grafikoni i skenirani prilozi postaju mutni. Ako je isključeno, a slike su ubačene direktno iz telefona, fajl ume da pređe desetine megabajta.

Popravka.

• File → Options → Advanced → odeljak Image Size and Quality. Tu se bira podrazumevana rezolucija, ili se čekira Do not compress images in file. Za rad sa grafikonima 220 ppi je obično dovoljno.
• Slike iz telefona smanji pre ubacivanja, na širinu koja im stvarno treba u tekstu.
• Grafikone ubacuj kao vektorske gde možeš — grafikon napravljen u Excelu i prenet u Word ostaje oštar na svakom zumu. Koji tip grafikona ide uz koji podatak opisano je u tekstu grafikon na slajdu; ista logika važi i za grafikon u radu.

Simptom: prazna strana na kraju ili usred rada

Zašto se dešava. Zaostao prelom strane, prazan pasus posle tabele koja završava stranu, ili prelom sekcije podešen tako da nova sekcija počinje na neparnoj strani.

Popravka. Uključi Ctrl+Shift+8 i pogledaj kraj dokumenta. Obriši zaostale prelome i prazne pasuse. Pasus koji se ne da obrisati posle tabele može se smanjiti na veličinu 1 pt, čime staje na prethodnu stranu.

Ako je uzrok prelom sekcije, proveri Layout → Page Setup → kartica Layout → Section start; vrednost Odd page pravi praznu stranu kad prethodna sekcija završi na neparnoj.

Kako se izvozi da se ovo ne ponovi

Redosled koji pokriva sve gore navedeno:

1. Prihvati ili odbij sve praćene izmene i obriši komentare — postupak je u tekstu Track Changes i komentari.
2. Osveži sadržaj (F9 → Update entire table) i spiskove tabela i slika.
3. Prelistaj dokument sa uključenim nevidljivim znakovima, tražeći zaostale prelome i prazne pasuse.
4. File → Save as → tip PDF → Options → uključi oznake po naslovima.
5. Ime fajla po uputstvu; ako nije propisano, Prezime_Ime_Tema.pdf, bez naših slova i razmaka.
6. Otvori gotov PDF i proveri ga po spisku ispod.

Isto u Google Docs-u

Izvoz ide preko Fajl → Preuzmi → PDF dokument (.pdf). Fontovi se ugrađuju sami, pa se problem sa zamenjenim fontom tamo praktično ne javlja.

Ono što se javlja je pomeranje preloma. Google Docs prelama tekst drugačije od Worda, pa dokument koji je napravljen u Wordu, pa otpremljen u Docs i odatle izvezen, skoro sigurno neće imati iste brojeve strana. Ako je rad formatiran u Wordu, PDF se pravi u Wordu.

Za rad koji je od početka do kraja pisan u Docs-u, izvoz odatle je u redu — uz svest da varijanta sadržaja sa linkovima nema brojeve strana, pa za predaju treba ona sa brojevima. Šire poređenje dva programa je u tekstu Word ili Google Docs za duži rad.

Provera gotovog PDF-a u minut

• Prva i poslednja strana — tu se najpre vidi da li je nešto ispalo.
• Tri nasumične stavke sadržaja, uključujući poslednju: da li broj strane odgovara. Ako ne odgovara, uzrok je obično jedan od opisanih u tekstu sadržaj u Wordu ne prikazuje prave strane.
• Jedna tabela koja prelazi preko strane — da li joj se zaglavlje ponavlja i da li je presečena na dobrom mestu.
• Jedna slika — da li je oštra na zumu od 100%.
• Fusnote — jesu li na svojim stranama i nije li neka prešla na sledeću.
• Veličina fajla — ako prelazi ono što sistem za predaju prima, vrati se na kompresiju slika.
• Broj strana — da li odgovara onome što uputstvo traži.

Poslednja provera vredi najviše: otvori PDF na drugom uređaju, telefonu ili tuđem računaru. Ako tamo izgleda isto, izgledaće isto i kod onoga ko ga ocenjuje.

Ako je dobijeni fajl prevelik za slanje ili za sistem predaje, uzrok su skoro uvek slike — postupak je u tekstu dokument je prevelik za slanje.

Ako rad odatle ide u štampu, pre izvoza se podešavaju još margina za uvez i način okretanja strana — postupak je u tekstu kako se dokument priprema za štampu.