Deljenje dokumenta i dozvole pristupa

Deljenje dokumenta izgleda kao jedan klik, a zapravo su tri odluke: ko dobija pristup, šta sme da radi i koliko dugo. Svaka od njih ima posledicu koja se primeti tek kasnije — kad se u radu pojavi izmena koju nisi napravio, kad mentor ne može da otvori link, ili kad se posle odbrane ispostavi da dokument i dalje stoji otvoren svakome ko ima adresu.

Za rad koji piše jedna osoba i čita jedan mentor to su male odluke. Za grupni rad, za rad koji ide na više adresa i za dokument koji sadrži tuđe podatke, nisu.

Tri nivoa pristupa

Nazivi se razlikuju od alata do alata, ali su nivoi svuda ista tri.

Podrazumevani izbor za mentora je komentarisanje, ne uređivanje. Razlog nije nepoverenje nego preglednost: primedba stoji sa strane, vidi se ko ju je napisao i ostaje trag o tome šta je bilo pre. Kad neko uređuje direktno, tekst se menja bez zapisa, pa se na kraju ne zna šta je tvoje.

Ako mentor ipak radi u samom tekstu, uključi praćenje izmena pre nego što pošalješ — tada se i uređivanje vidi kao predlog. Kako se to podešava i kako se izmene posle prihvataju, razloženo je u tekstu praćenje izmena i komentari.

Link ili poziv na imejl

Dva načina deljenja koja se često mešaju, a ne rade isto.

Poziv na imejl vezuje pristup za konkretnu adresu. Osoba mora da bude prijavljena tim nalogom, pristup se vidi poimenično i lako se povlači. Ovo je pravi izbor kad tačno znaš ko treba da vidi dokument.

Link za deljenje daje pristup svakome ko ga ima. Zgodan je kad dokument treba da vidi grupa ili kad ne znaš sa koje adrese će ga neko otvoriti. Mana je što se link prosleđuje dalje i ti o tome ne saznaješ.

Najčešći problem u praksi je treća varijanta: link koji ostavlja pristup ograničen na pojedinačna odobrenja. Takav link mentoru stiže kao prazna strana sa dugmetom za traženje pristupa, pa se rad vraća sa pitanjem umesto sa primedbama. Pre slanja proveri kako link izgleda nekome drugom — otvori ga u prozoru u kom nisi prijavljen. Zašto se to posebno često dešava sa dokumentima u oblaku, razloženo je u tekstu slanje dokumenta.

Šta se dešava sa linkom kad izađe iz tvoje poruke

Link nije adresa nego ključ. Ko ga ima, ulazi.

Tri posledice koje se javljaju:

• Prosleđivanje. Kolega kome si poslao rad da ga pogleda prosledi ga dalje „da vidiš kako se ovo piše”. Dokument se tako nađe kod ljudi za koje ne znaš.
• Ostaje u prepisci. Poruka sa linkom stoji godinama i radi i posle odbrane.
• Indeksiranje. Ako je pristup postavljen na potpuno javan, dokument može da se pojavi u pretrazi. To se dešava retko, ali kad se desi, ne može se opozvati unazad.

Praktično pravilo: link za uređivanje ne izlazi iz kruga ljudi koji na radu stvarno rade. Svima ostalima ide pregled ili PDF.

Ako link ipak treba da ode široko — na primer grupi kolega pred zajedničku prezentaciju — postavi ga na pregled i ograniči vreme trajanja ako alat to nudi. Pristup koji sam ističe rešava korak koji ćeš inače zaboraviti.

Verzije i ko šta vidi

Deljen dokument menja se dok ga drugi gledaju, i to je najveća razlika u odnosu na poslat fajl.

Dobra strana je što svi vide istu, najnoviju verziju i što nema razmnožavanja fajlova sa imenima tipa rad-final-2-ispravljeno. Loša je što mentor može da otvori dokument usred tvoje izmene i pročita pola rečenice.

Dva postupka rešavaju najveći deo toga:

• Deli kopiju, ne radni dokument. Kad tekst ide na čitanje, napravi kopiju za tu priliku i nju podeli. Radni dokument ostaje tvoj i menjaš ga slobodno.
• Upiši datum verzije u sam dokument, u zaglavlje ili prvi red. Tako i ti i mentor znate o kojoj verziji govorite.

Kako se folder i imena verzija postavljaju da se ovo ne raspadne, stoji u tekstu organizacija fajlova i verzija, a šta se sve gubi pri prelasku iz jednog programa u drugi, u tekstu Word ili Google Docs.

Grupni rad: dogovor pre deljenja

Kad na radu radi više ljudi, problem nije tehnički nego dogovorni, i rešava se u tri rečenice na početku.

Ko piše u kom delu. Dva čoveka u istom pasusu u isto vreme prave zbrku koju posle niko ne ume da razmrsi. Podela po odeljcima je dovoljna.

Ko sređuje format. Jedna osoba, i to na kraju. Ako svako usput popravlja naslove i prored, dokument postaje nedosledan bez ijedne greške pojedinačno.

Šta se briše, a šta komentariše. Tuđi tekst se ne briše nego se uz njega ostavlja primedba. Brisanje bez traga je najčešći uzrok svađe u grupnim radovima.

Istorija verzija u alatima za zajednički rad čuva ko je šta promenio i omogućava povratak na raniju verziju. To je i mreža za bezbednost i podatak koji se ponekad traži kad se pita ko je koliko radio.

Kad primalac ne radi u istom alatu

Deljenje pretpostavlja da druga strana ume i hoće da koristi isti alat. Često nije tako, i to se saznaje tek kad primedbe ne stignu.

Dva znaka da treba preći na fajl umesto na link: mentor odgovara tako što u poruci nabraja primedbe umesto da ih upiše u dokument, ili traži da mu pošalješ „običan fajl”. Nijedno nije razlog za ubeđivanje. Izvezi .docx, pošalji prilog i primedbe primi kako njemu odgovara.

Kad rad postoji i kao deljen dokument i kao poslat fajl, obavezno je da samo jedan bude radni. Najčešća greška u ovoj fazi je da primedbe stignu na poslati fajl, a ti u međuvremenu nastaviš da menjaš onaj u oblaku — pa se dve verzije raziđu i nijedna nije potpuna. Jedna je glavna, druga je kopija koja se posle upotrebe briše.

Ako se već razišlo, ne spaja se ručno kroz oba dokumenta odjednom. Uzmi jednu verziju kao osnovu i u nju prenesi samo primedbe iz druge, jednu po jednu.

Posle predaje

Poslednji korak se gotovo uvek preskoči: pristup se povlači.

Kad je rad predat i odbranjen, otvori podešavanja deljenja i ukloni sve koji više ne treba da imaju pristup, a link za deljenje vrati na zatvoreno. Poseban razlog postoji ako rad sadrži tuđe podatke — intervjue, interne dokumente preduzeća, podatke o ispitanicima. Takav materijal ne sme da ostane dostupan preko starog linka, i to je obaveza prema ljudima koji su ti podatke dali, ne formalnost.

Ako je dokument bio zajednički zato što se rad piše u grupi, uz dozvole ide i dogovor o tome ko šta piše i ko na kraju ujednačava tekst — to je razloženo u tekstu pisanje rada u grupi.

Sačuvaj jednu konačnu kopiju u PDF-u, sa datumom u imenu fajla, i nju čuvaj odvojeno. Ona je ono što ti kasnije zaista treba — a svi radni dokumenti od tog trenutka mogu da budu zatvoreni.