Slanje dokumenta bez kvarenja formata

Poruka koja stiže sat vremena posle slanja: „Kod mene rad ima 41 stranu, a vi pišete 38.” Ili: „Tabela u trećem poglavlju se raspala.” Ili, najneprijatnije, dan pred predaju: „Naslovi su mi svi ispali crnim, običnim slovima.”

Dokument nije pokvaren. Fajl sa tekstom ne nosi izgled sa sobom — on nosi uputstvo po kom program na drugom računaru izgled ponovo sastavlja. Ako taj program nema iste fontove, istu verziju ili isti podrazumevani štampač, sastaviće ga malo drugačije.

Otuda pravilo koje rešava najveći deo ovih poruka: kad je važno kako izgleda, ne šalje se dokument koji se ponovo sastavlja.

Šta se lomi prvo

Poređano po tome koliko se često vidi.

• Font. Ako primalac nema font koji si koristio, program ga zameni. Zamena ima druge širine slova, pa se pomera sve — redovi, prelomi, broj strana.
• Prelom strana. Posledica prethodnog, ali i podrazumevanog štampača, koji određuje najuži pojas štampe. Zato se broj strana razlikuje, a naslovi završe na dnu strane.
• Slike. Slika postavljena da „pluta” oko teksta se pri najmanjem pomeranju odvoji od pasusa kom pripada. Umetnuta u red teksta, ostaje gde jeste.
• Tabele. Kolone podešene povlačenjem miša se razvuku ili skupe. Široka tabela pređe preko margine.
• Automatski sadržaj. Ostane sa starim brojevima strana ako nije osvežen pre slanja, pa primalac otvara pogrešne strane.
• Formule i posebni znaci. Ako su unete alatkom koja u drugoj verziji ne postoji, prikažu se kao slika ili kao prazno mesto.
• Kvačice. Ređe nego pre, ali se i dalje dešava kod teksta koji je putovao kroz starije programe ili kroz kopiranje iz PDF-a — pravila i lek su u tekstu srpska slova u Wordu.

Zajedničko im je da se kod tebe ne vide. Zato se provera ne radi na tvom računaru.

PDF ili .docx: odluka u jednoj rečenici

Format se bira prema tome šta primalac treba da uradi sa fajlom.

PDF nosi izgled sa sobom, uključujući raspored i, kad se podesi, i fontove. Zato je to jedini bezbedan izbor kad je važno da rad izgleda isto. Kako se izvozi da se pri tom ništa ne pomeri: izvoz u PDF.

.docx se šalje kad je potrebna intervencija. Tada se unapred prihvata da se izgled može promeniti — i to je u redu, jer se u toj fazi gleda sadržaj.

Kad ti se čini da su potrebna oba, pošalji oba i imenuj ih jasno: jedan fajl za čitanje, jedan za rad. Dva fajla u prilogu su jeftinija od jedne poruke o tome kako nešto izgleda.

Šta se podesi u .docx pre slanja

Šest poteza, svi jednokratni, i posle njih dokument putuje znatno bolje.

Koristi rasprostranjen font. Fontovi koji dolaze uz sam program postoje kod skoro svih. Font koji si posebno instalirao postoji samo kod tebe.

Ugradi fontove u fajl. Word ima opciju da fontove sačuva unutar dokumenta. Fajl poraste, ali se izgled prenosi. Ako zbog toga pređe granicu za prilog, postupak za smanjivanje stoji u tekstu dokument je prevelik za slanje.

Slike umetni u red teksta. Ne „iza teksta” i ne „oko teksta”. Slika u redu ostaje uz svoj pasus bez obzira na to koliko se prelom pomerio.

Naslove formatiraj stilovima, ne ručno. Ručno podešen naslov je običan pasus sa uvećanim slovima i pri zameni fonta se izgubi. Stil se prenosi kao stil — o tome stilovi naslova u dokumentu.

Osveži sadržaj i sva polja. Automatski sadržaj, brojevi slika i unakrsne veze se ne osvežavaju sami pri otvaranju.

Skloni ono što ne treba da se vidi. Prihvaćene ili odbijene izmene, komentari koje si pisao sebi, skriveni tekst. Kako se pravi čista verzija: Track Changes i komentari.

Google Docs je poseban slučaj

Kad rad živi u Google Docs-u, šalje se jedno od dvoga, i razlika je velika.

Link na dokument je najbolji izbor kad mentor treba da komentariše — svi vide istu verziju i nema razmnožavanja fajlova. Pre slanja proveri dve stvari: da li osoba sa tim linkom zaista ima pristup i koji nivo pristupa dobija. Link koji traži odobrenje stiže kao prazna strana i vraća se sa pitanjem.

Izvezen fajl se šalje kad primalac radi u Wordu ili kad procedura traži prilog. Pri izvozu u .docx dolazi do pomeranja, jer se dva programa ne slažu u sitnicama — najčešće oko razmaka, tabela i položaja slika. Ako izvoz ide u PDF, tih problema nema.

Šta se pri prelasku iz jednog programa u drugi gubi, razloženo je u tekstu Word ili Google Docs za duži rad.

Ime fajla i poruka uz njega

Sitnica koja štedi više vremena nego što izgleda.

Ime fajla treba da kaže šta je unutra i iz kog je trenutka: prezime, kratak naziv rada, oznaka verzije ili datum u obliku koji se sam ređa. „Rad finalno novo (2).docx” ne kaže ništa i kod mentora sa dvadeset studenata završi u gomili.

U poruku ide jedna rečenica o tome šta je priloženo i šta se od primaoca traži: cela verzija ili samo dva poglavlja, komentari ili potvrda. Kad umesto priloga ide link, uz to ide i odluka o nivou pristupa — ko sme da menja, a ko samo da komentariše: deljenje dokumenta i dozvole pristupa. Šta se proverava u samom tekstu pre nego što se poruka pošalje, stoji u tekstu lista provere pre slanja mentoru. Uz fajl putuje i sloj podataka koji se u tekstu ne vidi — ime autora, ustanova, datumi — pa se pred slanje pogleda i on: metapodaci dokumenta.

Provera od jednog minuta

Radi se posle svih podešavanja, i hvata skoro sve iz prvog odeljka.

1. Otvori fajl koji šalješ, ne original. Ako šalješ PDF, otvaraš PDF.
2. Pogledaj ga na drugom uređaju — telefonu, tuđem računaru, pregledaču u pretraživaču. Bilo šta što nije program u kom si pisao.
3. Proveri tri mesta: broj strana, jednu tabelu i jednu stranu sa slikom.
4. Otvori sadržaj i klikni na dva unosa. Ako vode na pogrešne strane, sadržaj nije osvežen.
5. Proveri naslovnu stranu. Tamo su najčešće nestandardni fontovi i tamo se zamena najpre vidi.

Ako svih pet prođe, dokument izgleda isto i kod primaoca.

Kad se predaje na sistem ustanove

Predaja preko platforme ili repozitorijuma ima svoja pravila i ona nisu ista svuda: deo ustanova traži PDF, deo .docx, deo oba, a neke propisuju i najveću dozvoljenu veličinu fajla ili oblik imena. To piše u uputstvu i proverava se pre nego što se fajl napravi, a ne u poslednjem satu.

Dve stvari koje se pri tome najčešće previde: sistem ume da dokument sam pretvori u PDF pri otpremanju, pa se izgled menja i posle tvoje provere, i ume da odbije fajl bez ijedne poruke ako je prevelik. Zato se posle otpremanja otvori ono što je sistem prikazao i pogledaju iste tri stvari kao u proveri iznad.

Kad poruka o pokvarenom formatu ipak stigne

Pre bilo kakve prepravke, utvrdi šta je primalac otvorio i u čemu. Odgovor na to pitanje u većini slučajeva sam rešava problem — fajl otvoren u pretraživaču, u pregledniku pošte ili na telefonu često se prikazuje pojednostavljeno, a sam dokument je ispravan.

Ako je stvarno pomeren, pošalji PDF istog dokumenta i pitaj da li se kod njega slaže. Time si razdvojio dve mogućnosti: ako PDF izgleda ispravno, problem je bio u prenosu, a ne u radu.

Ono što se ne radi jeste prepravljanje formatiranja na osnovu tuđeg opisa. Sitnice podešene naslepo da bi nešto izgledalo dobro kod primaoca po pravilu pokvare dokument kod tebe, a pred predaju je to skup posao.